西安市电子文件归档与电子档案管理细则_档案专栏_曲江建设集团

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西安市电子文件归档与电子档案管理细则
[ 2016-10-12 ]

中共西安市委办公厅西安市人民政府办公厅2012629日印发(市办字〔201228号)

  第一章 总 则

  第一条 为了扎实开展电子文件归档与管理工作,根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定,结合本市实际,制定本细则。

  第二条 本细则适用于本市各级党政机关、人民团体(以下统称各立档单位),国有企事业单位可参照执行。

  第三条 本细则所适用下列概念具有特定含义。

  (一)电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

  (二)电子档案,是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。

  (三)元数据,是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。

  (四)逻辑归档,是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

  (五)物理归档,是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次为:一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘(DVDR)。

  (六)迁移,是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

  (七)真实性,是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。

  (八)完整性,是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

  (九)有效性,是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

  (十)档案信息代码,是指描述档案属性的代码,用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下:文书档案WS;科技档案KJ;财会档案CK;照片档案ZP;录音档案LY;录像档案LX等等。

  第四条 各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作,档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。

  第五条 市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期(30年)的电子档案,并依法提供利用;有条件的应当根据国家灾害备份的要求,建立本级电子文件(档案)备份中心或者异地备份库。

  第二章 电子文件的收集登记与移交

  第六条 按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。

  (一)凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式;收集采用非通用存储格式文件时,应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。

  (二)电子文件应收集齐全。电子文件的元数据也一起收集。办公自动化系统中产生的电子发文《审签单》、收文《办理单》,重要发文的历次修改稿本,也一起收集;收集时,分别作为一份电子文件。没有使用办公自动化系统的,其纸质发文《审签单》应该扫描成电子文件收集。纸质来文及其《办理单》扫描成电子文件收集。

  (三)电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式,确保能够长期有效读取。

  1、文字型电子文件以XMLRTFTXT为通用格式。电子公文应同时收集本市公文传输系统版式文件SEP格式;

  2、扫描型电子文件以JPEGTIFF为通用格式;

  3、视频和多媒体电子文件以MPEGAVI为通用格式;

  4、音频文件以WAVMP3为通用格式。

  第七条 电子文件的登记应符合下列要求。

  (一)每一份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附件12)。登记时,将构成同一件电子档案的几份电子文件集中排列。

  (二)电子文件登记表应与电子文件同时保存。纸质电子文件登记表应与电子文件载体一起保存。

  (三)电子文件稿本代码:M—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;F—正式电子文件。

  (四)电子文件类别代码:T—文本文件;I—图像文件;G—图形文件;V—影像文件;A—声音文件;O—超媒体链接文件;P—程序文件;D—数据文件。

  第八条 电子文件应于归档前向档案室移交。

  第九条 电子文件形成机构移交前应按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由机构负责人签署审核意见,检验和审核结果填入《电子文件移交接收检验登记表》(见附件3)。档案室接收检验后,完成《电子文件移交接收检验登记表》相关内容的填写。该表一式2份,移交机构与档案室各存1份。

  第三章 电子文件的归档与电子档案的保管

  第十条 电子文件的归档范围和保管期限,按照国家关于文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的元数据。电子文件的定密按照国家关于文件材料定密的有关规定执行,并应包括相应的元数据。

  第十一条 逻辑归档随时进行,物理归档在第二年6月底前完成。

  第十二条 电子文件以件为单位整理归档。一份电子文件为一件,密不可分的几份电子文件也为一件。归档电子文件参照不同属性纸质档案的分类规定,在同一档案属性、同一全宗内分类。

  (一)文书电子档案在同一全宗内按照年度-保管期限-机构(问题)进行分类。其档号为“WS-全宗号-年度-保管期限-机构(问题)-件号”。档号中的全宗号为4位代码,第一位是表示档案属性的大写英文字母(清朝为Q,民国为M,革命历史为G,建国后为J),后三位为表示全宗顺序号的阿拉伯数字。档号中的保管期限“永久、长期(30年)、短期(10年)”分别用“YCD”表示,年度用4位、件号用3位阿拉伯数字表示,机构(问题)用汉语表示。档号中可以不显示“WS”项。无档案信息代码项的档号,默认为文书电子档案档号。

  (二)其他属性电子档案档号以此类推,具体方式另行规定。

  第十三条 档案室于每年归档纸质文件时,应同时按照下列规则归档电子文件:

  (一)将同一件电子档案的各份电子文件放到一个标识该件电子档案的档号文件夹内。

  (二)该档号文件夹的名称为该件电子档案的档号。

  例:某公文归档后其档号为:“ 5200930年,办公室,11”,则其电子档案档号文件夹命名为:“WS-J005-2009-C-办公室-011”。

  第十四条 按归档电子文件类别代码相对集中组织存盘。同一全宗同一属性电子档案存入一盘或多盘光盘中。涉密档案单独组织存盘。

  (一)光盘存储结构:在光盘根目录下的文件夹(光盘标识)下设“说明文件、目录文件、电子档案、其他文件”等4个子目录,分别用于存储该光盘信息的说明文、《电子档案机读目录》、档号文件夹、非通用格式电子档案的阅读显示软件及其说明手册等。具体如下:

  1、“电子档案”文件夹下设:“年度1”文件夹、“年度2”文件夹、......“年度n”文件夹。

  2、每一个“年度”文件夹下设:“永久”、“长期(30年)”、“短期(10年)”文件夹。

  3、每一个保管期限文件夹下存放该保管期限电子档案的档号文件夹。

  4、对于以卷为单位整理的电子档案,每一个保管期限文件夹下设:“案卷1”文件夹、“案卷2”文件夹、。。。。。。“案卷n”文件夹。案卷文件夹命名:“全宗号-目录号-案卷号”。

  5、每一个“案卷”文件夹下存放:a、含有卷内文件扫描件的档号文件夹,该文件夹命名:“全宗号-目录号-案卷号-页号”;b、含有存放卷皮、卷内文件目录和备考表扫描件的文件夹,该文件夹命名:“全宗号-目录号-案卷号”。其中,目录号、案卷号、页号分别用3位、4位、3位阿拉伯数字表示。

  (二)以盘为单位著录机读目录。按件将同一光盘的电子档案信息记入同一《电子档案机读目录》(见附件12)。

  (三)以盘为单位填写《电子档案登记表》。按件将同一光盘的电子档案信息记入同一《电子档案登记表》(见附件45)。

  在著录《电子档案机读目录》和填写《电子档案登记表》时,正文与附件为一件的,用正文标题作为本件题名;转发文与被转发文为一件的,用转发文题名作为本件题名;复文与来文为一件的,用复文题名作为本件题名。

  (四)编写说明文件。说明文命名为“说明文件。TXT”。一张光盘只有一个说明文件,用于存放本张光盘有关信息,包括:光盘参数(如光盘容量、光盘规格等),光盘编号,光盘保管单位,光盘制作单位,光盘一致性检查单位,阅读本光盘所需要的硬件、软件环境(计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件等),其他各种有助于说明本光盘的信息。

  (五)刻录数据。归档内容采用全盘一次性刻录方式进行数据刻录。DVDR光盘应采用812倍速一次刻录。归档光盘数据刻录完成,不能再对光盘数据进行增减。刻录光盘一式三套,套别号分别用大写字母ABC表示。A:封存;B:利用;C:异地保存。同时,将归档内容存储在一套磁性载体上。

  档案数据不许压缩保存。加密数据,解密后保存。

  (六)标识光盘。按照下列要求标识光盘盘面及光盘盒封面、封底。(见附件91011

  1、光盘盘面填写光盘内档案的核心信息,包括:光盘编号、套号、光盘规格、制作单位或复制单位、制作日期或复制日期。

  应该打印标签内容,或者用软性“光盘标签笔”将标签内容写在光盘盘面上。禁止给光盘上粘贴标签。

  2、光盘盒封面填写光盘的载体信息,包括:光盘编号、套别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版号。

  3、光盘盒背面填写光盘的背景信息,包括:文件格式、光盘类型、光盘容量、制作部门、制作日期、复制部门、复制日期、备注。

  4、盘脊填写光盘编号。

  5、标注规则:

  光盘编号:为同一全宗内光盘顺序号,由“全宗号-档案信息代码-光盘序号”组成。光盘序号是同一全宗内光盘排列的顺序号,具有唯一性,用5位阿拉伯数字表示。

  光盘版号:指光盘复制次数。用阿拉伯数字表示原版及所复制版本的次数。001表示原版,002以上表示复制版本。

  名称:光盘内所记录的立档单位的全称。

  内容摘要:指用文字或数字对档案信息内容进行简要的揭示,标明全宗、年度、件数(以卷为单位的档案标明数字化档案所对应的全宗号、目录号、起止卷号、起止时间)及相关内容。

  保存年限:对光盘划定的存留年限。分为:5年、10年、20年等等。

  制作(复制)部门及日期,指制作(复制)该光盘的部门及日期,日期用8位阿拉伯数字表示。

  (七)将光盘装入光盘盒中,一盘一盒装。

  (八)打印《电子档案登记表》(皇家彩世界pk10官网及其续页),与该光盘一起归档保存。

  (九)原电子文件存储载体在完成电子文件归档后,保至少留1年时间。

  第十五条 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

  第四章 电子档案的移交与接收

  第十六条 属于本市各级国家综合档案馆接收范围内的各单位具有永久和长期保存价值的电子档案,应当向本市同级国家综合档案馆移交。

  第十七条 电子档案在本单位保存满1年后向同级国家综合档案馆移交。

  第十八条 电子档案采用离线或在线方式进行移交。采用在线方式移交的,同时移交电子档案的物理载体。

  第十九条 离线移交电子档案应当满足下列基本要求:

  (一)移交单位应当采用符合归档要求的光盘在内的两种不同载体移交电子档案;

  (二)存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签;

  (三)移交单位要向同级国家综合档案馆移交一套光盘和一套磁性载体电子档案,载体应当单个装盒;

  (四)光盘载体内电子档案的存储结构应符合第十四条要求,其他载体内电子档案的存储结构是一张或多张光盘载体电子档案的存储结构组合。

  第二十条 在线移交电子档案须通过与外网隔离的网络传输电子档案,传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据,数据结构为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合。

  第二十一条 电子档案移交的流程是:移交前档案数据的组织和迁移,档案的检查,办理移交手续,移交数据。

  第二十二条 移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案前,应对电子档案进行检验,合格后方可移交。电子档案检验内容:

  (一)按照《电子档案登记表》(附件4)的相关内容逐项逐件核实;

  (二)电子档案数据是否真实、完整、可用,是否被病毒等侵害;

  (三)存储电子档案的载体是否符合移交要求。

  第二十三条 移交电子档案检验合格后办理移交手续,填写《电子档案移交、接收检验登记表》(附件6),由交接双方签字盖章,各自存留一份,并由移交单位将档案数据移交至同级国家综合档案馆。在线移交时,《电子档案移交、接收检验登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认,对所交接电子档案应进行数据校验。

  第二十四条 各级国家综合档案馆接收电子档案的流程是:接收前检查,办理移交接收手续,接收电子档案,著录保存交接信息,迁移数据到光盘和磁带,进馆保存。

  第二十五条 各级国家综合档案馆要建立接收电子档案环境平台,以便进行电子档案的接收、检验、迁移、存储等工作。

  第二十六条 各级国家综合档案馆应按《电子档案登记表》的相关内容逐项逐件核实,并按《电子档案移交、接收检验登记表》的内容进行检验。检验合格后,按照本细则第二十三条的规定办理。

  第二十七条 各级国家综合档案馆应将电子档案交接、迁移、保存等信息补充到电子档案元数据中,并与相应的每件电子档案组成档案信息包;应当在每张光盘中加入光盘内电子档案元数据(包含交接、迁移、保存等元数据)和《电子档案登记表》、《电子档案移交、接收检验登记表》的扫描件,并组成一个档案信息包。

  第二十八条 各级国家综合档案馆要对接收处置后的电子档案按照本细则第十九条有关要求存储到光盘、磁带等载体中,载体一式4套,计3套光盘1套磁带(或磁盘)。

  第二十九条 电子档案的迁移。随着系统设备更新或系统扩充,应及时对电子档案进行迁移操作。电子档案数据迁移时,对迁移后的电子档案应逐件进行对比、检查和数据校验,填写《电子档案迁移登记表》(附件8),档案馆按有关规定保管迁移后的电子档案。

  第三十条 各级国家综合档案馆对接收的电子档案载体应当长期保存。

  第三十一条 电子档案的保管应符合下列要求:

  (一)电子档案光盘装盒竖立存放于防磁柜中,远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。

  (二)存放环境温度:1720摄氏度;相对湿度:35%45%

  (三)每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存电子档案光盘与新设备的兼容性;如不兼容,应进行电子档案载体转换工作,原光盘保留时间不少于3年。

  (四)对电子档案光盘每满4年、磁性载体每满2年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

  (五)档案保管部门应定期将检验结果填入《电子档案管理登记表》(见附件表7)

  第五章 电子档案的利用、销毁与统计

  第三十二条 电子档案的利用应符合下列要求:

  (一)电子档案的封存载体(套别号:A)不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子档案。

  (二)利用时应使用拷贝件(套别号:B)。

  (三)利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施。

  (四)利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

  第三十三条 电子档案的鉴定销毁。

  (一)电子档案的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的规定执行,并且应在办理审批手续后实施。

  (二)属于保密范围的电子档案,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的电子档案可进行逻辑删除。

  第三十四条 电子档案的统计。档案保管部门应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

  第六章 附 则

  第三十五条 本细则自印发之日起施行。《西安市电子文件归档与管理办法(试行)》同时废止。